OWNER = the distributor admin, using the web dashboard.
SALESMAN = the field staff, using the mobile app.OWNER = distributor-ன் admin, web dashboard-ஐப் பயன்படுத்துபவர்.
SALESMAN = field staff, mobile app-ஐப் பயன்படுத்துபவர்.
In this whole guide we follow one story:
Sri Murugan Agencies (a new distributor) — owner Murugan, salesman Kumar,
shop customer Anand Super Market, product Aachi Masala 50g (₹32, GST 5%).இந்த முழு guide-லும் ஒரே கதையைப் பின்பற்றுகிறோம்:
Sri Murugan Agencies (புதிய distributor) — உரிமையாளர் Murugan, விற்பனையாளர் Kumar,
கடை customer Anand Super Market, product Aachi Masala 50g (₹32, GST 5%).
1. Flow charts
Four flows run the whole system. Look at these first — everything below explains them step by step.நான்கு flow-கள் முழு system-ஐயும் நடத்துகின்றன. இவற்றை முதலில் பாருங்கள் — கீழே உள்ள அனைத்தும் இவற்றை step by step விளக்குகின்றன.
Flow 1 — One-time setup (Owner)Flow 1 — ஒருமுறை அமைப்பு (Owner)
The order matters. Stock needs a warehouse. Orders need products, customers and a salesman.வரிசை முக்கியம். Stock-க்கு ஒரு warehouse தேவை. Order-க்கு products, customers மற்றும் ஒரு salesman தேவை.
Sign in to dashboardlogin details from registration email / provider
Dashboard-ல் sign in செய்யவும்login விவரங்கள் registration email / provider-லிருந்து
1. Settings → Companyname, address, GST — prints on every invoice
1. Settings → Companyபெயர், முகவரி, GST — ஒவ்வொரு invoice-லும் அச்சாகும்
2. Create Warehousee.g. “Main Godown” — stock must live somewhere
2. Warehouse உருவாக்கவும்எ.கா. “Main Godown” — stock எங்காவது இருக்க வேண்டும்
3. Add Productsone by one, or bulk CSV upload
3. Products சேர்க்கவும்ஒவ்வொன்றாக, அல்லது bulk CSV upload
4. Check Stocks pageopening stock goes into the first warehouse
4. Stocks பக்கத்தைச் சரிபார்க்கவும்opening stock முதல் warehouse-க்குச் செல்லும்
5. Add Customers (shops)name, phone, credit limit
5. Customers (கடைகள்) சேர்க்கவும்பெயர், போன், credit limit
6. Create Beats / Routesgroup shops by area+day, assign customers
6. Beats / Routes உருவாக்கவும்கடைகளை area+நாள் வாரியாகப் பிரித்து, customers-ஐ assign செய்யவும்
7. Create Salesman userUsers → Add — assign the beat, note the password
7. Salesman user உருவாக்கவும்Users → Add — beat-ஐ assign செய்து, password-ஐக் குறித்துக்கொள்ளவும்
8. Install app on salesman's phone → ready to sell
8. விற்பனையாளர் தொலைபேசியில் ஆப்பை install செய்யவும் → விற்க தயார்
Flow 2 — Salesman's day (Mobile app)Flow 2 — விற்பனையாளரின் நாள் (Mobile app)
Open app → login
ஆப்பைத் திறந்து → login
START DAY (attendance)⚠ without this, nothing else works
START DAY (attendance)⚠ இது இல்லாமல் வேறு எதுவும் வேலை செய்யாது
Go to shop → CHECK-IN (visit)
கடைக்குச் சென்று → CHECK-IN (visit)
Take ORDERworks even without internet — syncs later
ORDER எடுக்கவும்இணையம் இல்லாமலும் வேலை செய்யும் — பிறகு sync ஆகும்
and / orமற்றும் / அல்லது
Collect PAYMENT · Take RETURN
PAYMENT வசூலிக்கவும் · RETURN எடுக்கவும்
Next shop… repeat
அடுத்த கடை… மீண்டும்
END DAY
Flow 3 — Order to money (both sides)Flow 3 — Order முதல் பணம் வரை (இரு பக்கமும்)
Salesman takes order at the shop
விற்பனையாளர் கடையில் order எடுக்கிறார்
stock is reserved (kept aside)stock reserve செய்யப்படும் (ஒதுக்கி வைக்கப்படும்)
Owner sees order on dashboard → APPROVE
உரிமையாளர் dashboard-ல் order-ஐப் பார்த்து → APPROVE
Owner clicks GENERATE INVOICEstock is reduced NOW · shop's outstanding goes UP
உரிமையாளர் GENERATE INVOICE அழுத்துகிறார்இப்போது stock குறையும் · கடையின் outstanding கூடும்
Goods delivered to the shop
பொருட்கள் கடைக்கு வழங்கப்படும்
Payment collectedby salesman in app, or by owner in dashboard
Payment வசூலிக்கப்படும்விற்பனையாளர் app-ல், அல்லது உரிமையாளர் dashboard-ல்
Invoice becomes PARTIAL / PAIDshop's outstanding comes DOWN · dashboard updates
Invoice PARTIAL / PAID ஆகும்கடையின் outstanding குறையும் · dashboard update ஆகும்
Flow 4 — Return (damaged / expired goods)Flow 4 — Return (சேதமான / காலாவதி பொருட்கள்)
Salesman records return at the shope.g. 2 damaged packets
விற்பனையாளர் கடையில் return பதிவு செய்கிறார்எ.கா. 2 சேதமான பாக்கெட்
Return waits as PENDING
Return PENDING-ஆகக் காத்திருக்கும்
Owner checks goods → APPROVE or REJECT
உரிமையாளர் பொருட்களைச் சரிபார்த்து → APPROVE அல்லது REJECT
On approve: good items → back to stockdamaged items → damage stock · shop gets credit
Approve செய்தால்: நல்ல பொருட்கள் → மீண்டும் stock-க்குசேதமான பொருட்கள் → damage stock · கடைக்கு credit கிடைக்கும்
2. Owner setup — first day2. உரிமையாளர் அமைப்பு — முதல் நாள் OWNER
Do these 8 steps in this order. Total time: about 30–60 minutes.இந்த 8 படிகளையும் இதே வரிசையில் செய்யவும். மொத்த நேரம்: சுமார் 30–60 நிமிடங்கள்.
STEP 1Sign in and set company detailsSign in செய்து company விவரங்களை அமைக்கவும்
- Open https://distass.crescent-soft.site and log in with your admin email and password.
- Go to Settings → Company.
- Fill: company name, address, city, phone, GST number. Upload your logo if you have one.
- Click Save Settings.
- https://distass.crescent-soft.site திறந்து, உங்கள் admin email மற்றும் password-ஆல் log in செய்யவும்.
- Settings → Company என்பதற்குச் செல்லவும்.
- நிரப்பவும்: company பெயர், முகவரி, நகரம், போன், GST number. உங்களிடம் logo இருந்தால் upload செய்யவும்.
- Save Settings அழுத்தவும்.
Murugan enters: Sri Murugan Agencies, 12 Bazaar St, Chennai, GSTIN 33AAAAA0000A1Z5.
Murugan உள்ளிடுகிறார்: Sri Murugan Agencies, 12 Bazaar St, Chennai, GSTIN 33AAAAA0000A1Z5.
Open Settings again — your details are still there. These will print on every invoice.
மீண்டும் Settings திறக்கவும் — உங்கள் விவரங்கள் அப்படியே இருக்கும். இவை ஒவ்வொரு invoice-லும் அச்சாகும்.
STEP 2Create a warehouseWarehouse ஒன்று உருவாக்கவும்
- Go to Warehouses → Add Warehouse.
- Give a name and save.
- Warehouses → Add Warehouse என்பதற்குச் செல்லவும்.
- ஒரு பெயர் கொடுத்து save செய்யவும்.
Murugan creates “Main Godown”.
Murugan “Main Godown” உருவாக்குகிறார்.
Do this BEFORE adding products. When you add a product with opening stock, the system puts that stock into your first warehouse. No warehouse = stock has nowhere to go.
Products சேர்ப்பதற்கு முன் இதைச் செய்யவும். Opening stock உடன் ஒரு product சேர்க்கும்போது, அந்த stock உங்கள் முதல் warehouse-க்குச் செல்லும். Warehouse இல்லை = stock போக இடமே இல்லை.
Warehouses page shows “Main Godown”.
Warehouses பக்கம் “Main Godown” காட்டும்.
STEP 3Add productsProducts சேர்க்கவும்
Way 1 — one by one: Products → Add Product. Fill name, SKU code, selling price, MRP, GST %, unit, and opening stock (how many pieces you have now).
வழி 1 — ஒவ்வொன்றாக: Products → Add Product. நிரப்பவும்: பெயர், SKU code, விற்பனை விலை, MRP, GST %, unit, மற்றும் opening stock (இப்போது எத்தனை pieces உள்ளன).
Name: Aachi Masala 50g · SKU: AM50 · Price: ₹32 · MRP: ₹35 · GST: 5% · Opening stock: 50.
பெயர்: Aachi Masala 50g · SKU: AM50 · விலை: ₹32 · MRP: ₹35 · GST: 5% · Opening stock: 50.
Way 2 — many at once (bulk): see section 6. You download a sample CSV file, fill it in Excel, and upload — good for 50+ products.
வழி 2 — ஒரே நேரத்தில் பல (bulk): section 6 பார்க்கவும். Sample CSV file download செய்து, Excel-ல் நிரப்பி, upload செய்யவும் — 50+ products-க்கு ஏற்றது.
Products page lists your items with the correct price.
Products பக்கம் உங்கள் பொருட்களைச் சரியான விலையுடன் பட்டியலிடும்.
STEP 4Check the stockStock-ஐச் சரிபார்க்கவும்
- Open Stocks.
- Stocks திறக்கவும்.
Aachi Masala 50g shows 50 pcs in Main Godown.
Aachi Masala 50g Main Godown-ல் 50 pcs காட்டும்.
Later, when new goods arrive from the company, use Receive Stock (GRN) to add them — do not edit stock numbers by hand.
பிறகு, company-லிருந்து புதிய பொருட்கள் வரும்போது, அவற்றைச் சேர்க்க Receive Stock (GRN) பயன்படுத்தவும் — stock எண்களைக் கையால் edit செய்யாதீர்கள்.
Every product shows the quantity you actually have in the godown.
ஒவ்வொரு product-ம் godown-ல் நீங்கள் உண்மையில் வைத்திருக்கும் quantity-ஐக் காட்டும்.
STEP 5Add customers (the shops you supply)Customers சேர்க்கவும் (நீங்கள் supply செய்யும் கடைகள்)
- Go to Customers → Add Customer.
- Fill shop name, phone, address, and credit limit (maximum the shop may owe you).
- Customers → Add Customer என்பதற்குச் செல்லவும்.
- நிரப்பவும்: கடை பெயர், போன், முகவரி, மற்றும் credit limit (கடை உங்களுக்குக் கடன் வைக்கக்கூடிய அதிகபட்சம்).
Shop: Anand Super Market · Phone: 98xxxxxx10 · Credit limit: ₹10,000.
கடை: Anand Super Market · போன்: 98xxxxxx10 · Credit limit: ₹10,000.
The customer appears in the list with outstanding ₹0.
Customer பட்டியலில் outstanding ₹0 உடன் தோன்றும்.
STEP 6Create beats (routes)Beats (routes) உருவாக்கவும்
A beat = a group of shops one salesman covers, usually one area on one day.
ஒரு beat = ஒரு salesman பார்க்கும் கடைகளின் தொகுப்பு — பொதுவாக ஒரு நாளில் ஒரு area.
- Go to Beats / Routes → Add Beat. Name it by area + day.
- Assign your customers to the beat.
- Beats / Routes → Add Beat என்பதற்குச் செல்லவும். Area + நாள் வாரியாகப் பெயரிடவும்.
- உங்கள் customers-ஐ அந்த beat-க்கு assign செய்யவும்.
Beat: “Anna Nagar – Monday” with Anand Super Market inside it.
Beat: “Anna Nagar – Monday”, அதனுள் Anand Super Market.
Opening the beat shows its shops.
Beat-ஐத் திறந்தால் அதன் கடைகள் தெரியும்.
STEP 7Create the salesman's accountவிற்பனையாளரின் account உருவாக்கவும்
- Go to Users → Add User.
- Fill name, phone, email, and a password. Choose role Salesman.
- Assign his beat(s).
- Write down the email + password — you will give these to him for the app.
- Users → Add User என்பதற்குச் செல்லவும்.
- நிரப்பவும்: பெயர், போன், email, மற்றும் ஒரு password. Role-ஆக Salesman தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- அவரது beat(கள்)-ஐ assign செய்யவும்.
- email + password-ஐ எழுதி வைக்கவும் — app-க்கு இவற்றை அவரிடம் கொடுப்பீர்கள்.
Kumar · kumar@srimurugan.com · password Kumar@2026 · Beat: Anna Nagar – Monday.
Kumar · kumar@srimurugan.com · password Kumar@2026 · Beat: Anna Nagar – Monday.
Never give a salesman your OWNER login. He gets his own account with limited access — he cannot see reports, change prices or edit credit limits.
உங்கள் OWNER login-ஐ ஒருபோதும் salesman-க்குக் கொடுக்காதீர்கள். அவருக்கு வரம்பிட்ட access உள்ள சொந்த account கிடைக்கும் — அவரால் reports பார்க்கவோ, விலைகளை மாற்றவோ, credit limit-ஐ edit செய்யவோ முடியாது.
Users page shows Kumar with role “Salesman”.
Users பக்கம் Kumar-ஐ “Salesman” role உடன் காட்டும்.
STEP 8Send the app to the salesmanApp-ஐ விற்பனையாளருக்கு அனுப்பவும்
Go to Settings → Mobile App — the Android APK button is the download link. Copy it and send by WhatsApp to your salesman, together with:
Settings → Mobile App என்பதற்குச் செல்லவும் — Android APK button-தான் download link. அதை copy செய்து, கீழ்க்கண்டவற்றுடன் WhatsApp-ல் உங்கள் salesman-க்கு அனுப்பவும்:
- his email + password (from Step 7)
- the server address:
https://distass.crescent-soft.site
- a link to this guide
- அவரது email + password (Step 7-லிருந்து)
- server முகவரி:
https://distass.crescent-soft.site
- இந்த guide-க்கான link
The link downloads a file named distsaas.apk.
அந்த link distsaas.apk எனும் பெயருடைய file-ஐ download செய்யும்.
3. Install the app on the salesman's phone3. விற்பனையாளர் தொலைபேசியில் ஆப்பை install செய்யவும் SALESMAN
Android will show some warnings because the app is not from the Play Store. This is normal. Follow calmly:ஆப் Play Store-லிருந்து வரவில்லை என்பதால் Android சில எச்சரிக்கைகளைக் காட்டும். இது சாதாரணம். அமைதியாகப் பின்பற்றுங்கள்:
1Download — open the APK link in Chrome on the phone. If Chrome asks “File might be harmful — download anyway?” → tap Download anyway.Download — தொலைபேசியில் APK link-ஐ Chrome-ல் திறக்கவும். Chrome “File might be harmful — download anyway?” எனக் கேட்டால் → Download anyway தட்டவும்.
2Open the file — pull down the notification bar and tap the downloaded file, or find it in the Files → Downloads app.File-ஐத் திறக்கவும் — notification bar-ஐ கீழே இழுத்து, download செய்த file-ஐத் தட்டவும், அல்லது Files → Downloads app-ல் கண்டறியவும்.
3Allow installation — the phone says “For your security, your phone is not allowed to install unknown apps from this source.” Tap Settings → switch ON Allow from this source → press Back → tap Install.Install-ஐ அனுமதிக்கவும் — தொலைபேசி “For your security, your phone is not allowed to install unknown apps from this source.” எனக் கூறும். Settings தட்டி → Allow from this source-ஐ ON செய்து → Back அழுத்தி → Install தட்டவும்.
4Play Protect warning — if Google shows “Unsafe app blocked / App scan recommended” → tap More details → Install anyway. This appears because the app is not on the Play Store; your owner gave you this app directly.Play Protect எச்சரிக்கை — Google “Unsafe app blocked / App scan recommended” எனக் காட்டினால் → More details தட்டி → Install anyway. ஆப் Play Store-ல் இல்லாததால் இது வரும்; உங்கள் owner இந்த ஆப்பை நேரடியாகக் கொடுத்துள்ளார்.
5First open — server address — the app asks for the server. Type exactly:
https://distass.crescent-soft.siteமுதல் முறை — server முகவரி — ஆப் server-ஐக் கேட்கும். சரியாக இதைத் தட்டச்சு செய்யவும்:
https://distass.crescent-soft.site
6Login — enter the email and password your owner gave you.Login — உங்கள் owner கொடுத்த email மற்றும் password-ஐ உள்ளிடவும்.
You see the app home screen with your name. Installation done — only once; after this you just open the app.
உங்கள் பெயருடன் ஆப் home screen தெரியும். Install முடிந்தது — ஒரே ஒருமுறைதான்; இதற்குப் பிறகு ஆப்பைத் திறந்தால் போதும்.
If one day the app shows “Update Required” with a download button — tap it, install the new version the same way, and continue. Old versions stop working on purpose.
ஒருநாள் ஆப் download button உடன் “Update Required” எனக் காட்டினால் — அதைத் தட்டி, புதிய version-ஐ அதே முறையில் install செய்து தொடரவும். பழைய versions வேண்டுமென்றே வேலை செய்யாமல் நிறுத்தப்படும்.
4. Salesman daily work4. விற்பனையாளர் தினசரி வேலை SALESMAN
RULE No. 1 — tap START DAY first, every morning. Orders, payments, visits and returns are all locked until you start your day. If the app says “Please start your day first” — that is why. Your saved orders are safe; they will send after you start the day.விதி எண் 1 — ஒவ்வொரு காலையிலும் முதலில் START DAY தட்டவும். நீங்கள் Start Day செய்யும் வரை order, payment, visit, return எல்லாம் பூட்டப்பட்டிருக்கும். ஆப் “Please start your day first” எனக் காட்டினால் அதுதான் காரணம். நீங்கள் சேமித்த order-கள் பாதுகாப்பாக இருக்கும் — Start Day செய்த பிறகு அவை தானாக அனுப்பப்படும்.
1Start Day — open the app → Attendance → Start Day. Do it when you begin work.Start Day — ஆப்பைத் திறந்து → Attendance → Start Day தட்டவும். வேலையைத் தொடங்கும்போது இதைச் செய்யவும்.
2Go to the shop and check in — open your beat / customer list, pick the shop you are standing in, tap Check-in / New Visit.கடைக்குச் சென்று check-in செய்யவும் — உங்கள் beat / customer பட்டியலைத் திறந்து, நீங்கள் நிற்கும் கடையைத் தேர்ந்தெடுத்து, Check-in / New Visit தட்டவும்.
Kumar reaches Anand Super Market at 10:15 and checks in.Kumar காலை 10:15 மணிக்கு Anand Super Market கடைக்கு வந்து check-in செய்கிறார்.
3Take the order — in the visit, tap New Order → pick products and quantity → save.Order எடுக்கவும் — visit-ல் New Order தட்டி → products & quantity தேர்ந்தெடுத்து → save செய்யவும்.
10 × Aachi Masala 50g = ₹320 + GST.
📶 No internet? No problem. The order saves on the phone and sends automatically when signal returns.📶 இணையம் இல்லையா? பரவாயில்லை. Order தொலைபேசியில் சேமிக்கப்படும் — signal வந்ததும் தானாகவே அனுப்பப்படும்.
The order shows in your Recent list. When online, the owner sees it on the dashboard within 1–2 minutes.Order உங்கள் Recent பட்டியலில் தெரியும். Online வந்ததும் 1–2 நிமிடத்தில் owner-க்கு dashboard-ல் தெரியும்.
4Collect payment — in the visit or customer page tap Collect Payment → enter the amount and mode (cash / UPI / cheque) → save.Payment வசூலிக்கவும் — visit அல்லது customer பக்கத்தில் Collect Payment தட்டி → தொகையையும் முறையையும் (cash / UPI / cheque) உள்ளிட்டு → save செய்யவும்.
Anand Super Market pays ₹500 cash against last week's bill.Anand Super Market கடந்த வார bill-க்காக ₹500 cash செலுத்துகிறது.
The shop's outstanding amount reduces by ₹500.கடையின் outstanding தொகை ₹500 குறையும்.
5Take returns — shop gives back damaged or expired items → tap Return → pick the items, quantity, and reason → save. The owner must approve it before stock and money change.Return எடுக்கவும் — கடை சேதமான அல்லது காலாவதியான பொருட்களைத் திருப்பித் தந்தால் → Return தட்டி → பொருட்கள், quantity, காரணம் தேர்ந்தெடுத்து → save செய்யவும். Stock மற்றும் பணம் மாறுவதற்கு முன் owner இதை approve செய்ய வேண்டும்.
2 damaged packets of Aachi Masala → return of ₹64 sent for approval.2 சேதமான Aachi Masala பாக்கெட் → ₹64 return approval-க்கு அனுப்பப்பட்டது.
6Repeat for every shop, then End Day — after the last shop: Attendance → End Day.ஒவ்வொரு கடைக்கும் மீண்டும் செய்து, பிறகு End Day — கடைசி கடைக்குப் பிறகு: Attendance → End Day.
5. Owner daily work — dashboard5. உரிமையாளர் தினசரி வேலை — dashboard OWNER
Where the dashboard numbers come fromDashboard எண்கள் எங்கிருந்து வருகின்றன
| Dashboard box | What it counts |
|---|
| Today's Sales | Total of invoices made today |
| Today's Collection | Total of payments received today |
| Outstanding | All unpaid invoice balances of all shops |
| Field Activity | Orders and visits your salesmen did today |
| Dashboard box | எதை எண்ணுகிறது |
|---|
| Today's Sales | இன்று உருவாக்கிய invoices-ன் மொத்தம் |
| Today's Collection | இன்று பெற்ற payments-ன் மொத்தம் |
| Outstanding | எல்லாக் கடைகளின் செலுத்தப்படாத invoice இருப்புகள் அனைத்தும் |
| Field Activity | இன்று உங்கள் salesmen செய்த orders மற்றும் visits |
So: numbers only move when invoices and payments happen — an order alone does not change sales figures until you make its invoice.எனவே: invoices மற்றும் payments நடந்தால் மட்டுமே எண்கள் மாறும் — invoice உருவாக்கும் வரை order மட்டும் sales எண்களை மாற்றாது.
1Approve new orders — Orders shows what salesmen sent. Open one, check items, tap Approve.புதிய orders-ஐ approve செய்யவும் — Orders salesmen அனுப்பியதைக் காட்டும். ஒன்றைத் திறந்து, items-ஐச் சரிபார்த்து, Approve தட்டவும்.
Kumar's order: 10 × Aachi Masala for Anand Super Market → Approve.
Kumar-ன் order: Anand Super Market-க்கு 10 × Aachi Masala → Approve.
2Generate the invoice — on the approved order tap Generate Invoice (or select many orders → Bulk Invoice).Invoice உருவாக்கவும் — approve செய்த order-ல் Generate Invoice தட்டவும் (அல்லது பல orders-ஐத் தேர்ந்தெடுத்து → Bulk Invoice).
This is the moment stock is reduced and the shop's outstanding goes up. Before this, stock is only “reserved”.
இந்தக் கணத்தில்தான் stock குறையும், கடையின் outstanding கூடும். இதற்கு முன், stock வெறும் “reserved” மட்டுமே.
Stocks page: Aachi Masala 50 → 40 pcs. Customer page: Anand Super Market outstanding = invoice amount. Dashboard “Today's Sales” went up.
Stocks பக்கம்: Aachi Masala 50 → 40 pcs. Customer பக்கம்: Anand Super Market outstanding = invoice தொகை. Dashboard-ல் “Today's Sales” கூடியது.
3Account the payments — Payments lists collections from the field. Verify the cash/UPI actually reached you, then mark Accounted (or select many → Bulk Account). You can also record a payment yourself with Add Payment — if the shop pays more than one bill, the system spreads it over the oldest invoices automatically.Payments-ஐ account செய்யவும் — Payments field-லிருந்து வந்த collections-ஐப் பட்டியலிடும். cash/UPI உண்மையில் உங்களை வந்தடைந்ததா எனச் சரிபார்த்து, Accounted எனக் குறிக்கவும் (அல்லது பலவற்றைத் தேர்ந்தெடுத்து → Bulk Account). Add Payment மூலம் நீங்களே ஒரு payment-ஐயும் பதிவு செய்யலாம் — கடை ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட bill செலுத்தினால், system அதைப் பழைய invoices-ல் தானாகப் பகிர்ந்துவிடும்.
4Approve returns — Sales Returns → open the pending return → check the physical goods → Approve (good items return to stock, damaged go to damage stock, shop gets credit) or Reject.Returns-ஐ approve செய்யவும் — Sales Returns → pending return-ஐத் திறந்து → நேரடிப் பொருட்களைச் சரிபார்த்து → Approve (நல்ல பொருட்கள் stock-க்குத் திரும்பும், சேதமானவை damage stock-க்குச் செல்லும், கடைக்கு credit கிடைக்கும்) அல்லது Reject.
5Watch the reports — Reports: daily sales, salesman performance, outstanding by shop, GST report for filing, stock report.Reports-ஐக் கவனியுங்கள் — Reports: தினசரி sales, salesman performance, கடை வாரியான outstanding, filing-க்கான GST report, stock report.
6. Bulk upload / download6. Bulk upload / download (மொத்தமாக) OWNER
Add many products at onceஒரே நேரத்தில் பல products சேர்க்கவும்
- Products → Download Sample CSV. It has these columns:
- Products → Download Sample CSV. இதில் இந்த columns உள்ளன:
| product_name | sku | price | mrp | purchase_price | gst_rate | hsn_code | unit | category | opening_stock |
|---|
| Aachi Masala 50g | AM50 | 32 | 35 | 25 | 5 | 09109100 | PCS | Masala | 50 |
- Open it in Excel, add one row per product, save as CSV.
- Products → Bulk Upload → choose the file.
- அதை Excel-ல் திறந்து, ஒவ்வொரு product-க்கும் ஒரு row சேர்த்து, CSV-ஆக save செய்யவும்.
- Products → Bulk Upload → file-ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
Create your warehouse first (Step 2). Opening stock from the file goes into your first warehouse.
முதலில் உங்கள் warehouse-ஐ உருவாக்குங்கள் (Step 2). File-லிருந்து வரும் opening stock உங்கள் முதல் warehouse-க்குச் செல்லும்.
Products list shows all rows; Stocks page shows their opening quantities.
Products பட்டியல் எல்லா rows-ஐயும் காட்டும்; Stocks பக்கம் அவற்றின் opening quantities-ஐக் காட்டும்.
Other bulk actionsமற்ற bulk செயல்கள்
- Bulk Invoice — Orders page: select many approved orders → invoice all in one click.
- Bulk Account — Payments page: select many payments → mark all accounted.
- Log download — Settings/System pages let you download activity and error logs.
- Bulk Invoice — Orders பக்கம்: பல approve செய்த orders-ஐத் தேர்ந்தெடுத்து → ஒரே click-ல் அனைத்தையும் invoice செய்யவும்.
- Bulk Account — Payments பக்கம்: பல payments-ஐத் தேர்ந்தெடுத்து → அனைத்தையும் accounted எனக் குறிக்கவும்.
- Log download — Settings/System பக்கங்கள் activity மற்றும் error logs-ஐ download செய்ய அனுமதிக்கும்.
7. Problems and solutions7. சிக்கல்களும் தீர்வுகளும்
| Message / problem | Meaning | What to do |
|---|
| “Please start your day first” | Salesman did not tap Start Day | Attendance → Start Day. Saved orders will send by themselves. |
| “Update Required” screen | App version is too old | Tap Download Update, install, continue. |
| “Insufficient stock” | Not enough quantity in the godown | Owner: check Stocks, receive stock (GRN), or reduce the order quantity. |
| “Your subscription/trial has expired” | The distributor's plan ended | Owner: contact your provider to renew. Data is safe. |
| Phone blocks the APK install | Normal Android warning for non-Play-Store apps | Follow section 3 — Allow from this source → Install anyway. |
| Salesman forgot password | — | Owner: Users → set a new password for him. |
| Order not showing on dashboard | Phone had no signal, or day not started | Check phone internet; check Start Day; the app syncs every 2 minutes when online. |
| Numbers look wrong | — | Owner: Settings → Recalculate All Balances, then re-check. If still wrong, contact support with the shop name and invoice number. |
| செய்தி / சிக்கல் | பொருள் | என்ன செய்வது |
|---|
| “Please start your day first” | விற்பனையாளர் Start Day தட்டவில்லை | Attendance → Start Day. சேமித்த orders தானாகவே அனுப்பப்படும். |
| “Update Required” திரை | App version மிகவும் பழையது | Download Update தட்டி, install செய்து, தொடரவும். |
| “Insufficient stock” | godown-ல் போதிய quantity இல்லை | Owner: Stocks சரிபார்க்கவும், stock receive செய்யவும் (GRN), அல்லது order quantity-ஐக் குறைக்கவும். |
| “Your subscription/trial has expired” | distributor-ன் plan முடிந்தது | Owner: புதுப்பிக்க உங்கள் provider-ஐத் தொடர்பு கொள்ளவும். Data பாதுகாப்பாக உள்ளது. |
| தொலைபேசி APK install-ஐத் தடுக்கிறது | Play-Store அல்லாத apps-க்கான சாதாரண Android எச்சரிக்கை | section 3 பின்பற்றவும் — Allow from this source → Install anyway. |
| விற்பனையாளர் password மறந்துவிட்டார் | — | Owner: Users → அவருக்குப் புதிய password அமைக்கவும். |
| Order dashboard-ல் தெரியவில்லை | தொலைபேசியில் signal இல்லை, அல்லது day தொடங்கவில்லை | தொலைபேசி internet சரிபார்க்கவும்; Start Day சரிபார்க்கவும்; online இருக்கும்போது app ஒவ்வொரு 2 நிமிடத்திற்கும் sync ஆகும். |
| எண்கள் தவறாகத் தெரிகின்றன | — | Owner: Settings → Recalculate All Balances, பிறகு மீண்டும் சரிபார்க்கவும். இன்னும் தவறாக இருந்தால், கடை பெயர் மற்றும் invoice number உடன் support-ஐத் தொடர்பு கொள்ளவும். |
DistSaaS User Guide · v1 · July 2026 · Keep this link saved: https://distass.crescent-soft.site/guide.html